Kodėl verta išmesti popierinius lapukus ir pereiti prie skaitmeninės sistemos
Žinau, ką dabar galvojate – dar viena programa, dar vienas įrankis, dar daugiau laiko mokytis kažką naujo. Bet palaukite! Jei vis dar rašote užduotis ant lipnių lapelių, kurie dingsta greičiau nei šokoladas penktadienio popietę, arba jūsų užrašų knygelė atrodo kaip chaotiško proto žemėlapis, tuomet tikrai verta skirti kelias minutes ir perskaityti šį straipsnį.
Skaitmeninė užduočių dėžutė – tai ne tik madinga technologijų naujovė. Tai tikrai veikiantis būdas susigrąžinti kontrolę virš savo darbo dienos. Aš pats prieš kelerius metus buvau tas žmogus, kuris turėjo tris skirtingas užrašų knygeles, dešimtis lipnių lapelių ant monitoriaus ir nuolatinį jausmą, kad kažką pamiršau. Ir žinote ką? Tikrai pamiršdavau! Svarbius susitikimus, terminus, pažadus kolegoms.
Kai pagaliau nusprendžiau išbandyti skaitmeninę užduočių valdymo sistemą, pirmos dvi savaitės buvo šiek tiek keistos. Bet po to… Wow! Staiga viskas buvo vienoje vietoje, prieinama iš telefono, kompiuterio, net planšetės. Nebereikėjo ieškoti to vieno svarbaus užrašo tarp šimto kitų. Viskas tapo aiškiau, struktūruočiau ir – svarbiausia – kontroliuojamiau.
Pirmasis žingsnis: pasirinkite įrankį, kuris tikrai jums tinka
Čia prasideda daugelio žmonių klaida – jie pasirenka populiariausią ar brangiausią įrankį, manydami, kad tai automatiškai išspręs visas problemas. Ne taip veikia! Jūsų skaitmeninė užduočių dėžutė turi būti kaip patogūs batai – ne visiems tinka tas pats modelis.
Yra žmonių, kurie prisiekia Todoist paprastumu. Kiti negali gyventi be Notion lankstumo. Treti renkasi Microsoft To Do, nes ji puikiai integruojasi su visa jų darbo aplinka. O dar yra tokių, kurie naudoja Trello, ClickUp ar Asana. Kiekvienas iš šių įrankių turi savo stipriąsias puses.
Štai kaip aš rekomenduoju rinktis: pirmiausia atsakykite sau į keletą klausimų. Ar jums reikia dalintis užduotimis su komanda, ar dirbate daugiausia vienas? Ar jums patinka vizualus užduočių organizavimas (kaip lentelės ar kortelės), ar labiau mėgstate paprastus sąrašus? Ar jums svarbu, kad programa veiktų neprisijungus prie interneto? Ar norite integracijos su kitomis programomis, kurias naudojate kasdien?
Išbandykite bent tris skirtingus įrankius po savaitę kiekvieną. Taip, tai užims tris savaites, bet geriau investuoti šiek tiek laiko dabar, nei po metų vėl ieškoti naujo sprendimo, nes dabartinis neveikia taip, kaip tikėjotės.
Metodas numeris vienas: kontekstinis užduočių grupavimas
Dabar pereikime prie konkrečių metodų, kurie iš tiesų veikia. Pirmasis ir, mano nuomone, vienas galingiausių – tai kontekstinis grupavimas. Skamba sudėtingai? Iš tikrųjų tai labai paprasta idėja.
Vietoj to, kad visas užduotis mėtytumėte į vieną bendrą krūvą ar grupuotumėte tik pagal projektus, grupuokite jas pagal kontekstą, kuriame galite jas atlikti. Pavyzdžiui, sukurkite kategorijas: „Telefoniniai skambučiai”, „Kompiuteris”, „Namai”, „Susitikimai”, „Greitos užduotys (iki 5 min)”, „Reikia interneto”, „Galima daryti neprisijungus”.
Kodėl tai veikia? Nes jūsų produktyvumas labai priklauso nuo to, kokioje situacijoje esate. Tarkime, laukiate eilėje pas gydytoją ir turite 15 minučių. Vietoj to, kad naršytumėte visą savo užduočių sąrašą ir galvotumėte, ką galėtumėte padaryti, tiesiog atidarote kategoriją „Greitos užduotys” ir iš karto matote, ką galite padaryti dabar. Arba jei dingsta internetas – atidarote „Galima daryti neprisijungus” ir nešvaistote laiko.
Aš asmeniškai turiu net kategoriją „Mažai energijos” – tai užduotys, kurias galiu atlikti, kai esu pavargęs po pietų ar paskutinę darbo dienos valandą. Tai gali būti failų sutvarkymas, el. laiškų archyvavimas, paprastų dokumentų peržiūra. Nieko, kas reikalauja kūrybinio mąstymo ar didelio susikaupimo.
Metodas numeris du: dviejų minučių taisyklė su skaitmeniniu posūkiu
Galbūt girdėjote apie garsiąją Davido Alleno dviejų minučių taisyklę iš jo knygos „Getting Things Done”. Jei užduotis užtrunka mažiau nei dvi minutes – darykite ją iš karto, nedėkite į sąrašą. Bet skaitmeninėje erdvėje šią taisyklę galima patobulinti.
Štai kaip aš tai darau: jei užduotis užtrunka mažiau nei dve minutes ir galiu ją padaryti dabar – darau. Bet jei negaliu padaryti dabar (pavyzdžiui, reikia paskambinti, o dabar 9 valandą vakaro), vis tiek įrašau ją į skaitmeninę dėžutę, bet pažymiu specialia žyme „2min”. Taip galiu lengvai filtruoti šias greitas užduotis ir jas atlikti, kai turiu nedidelius laisvo laiko tarpus.
Be to, skaitmeninė sistema leidžia dar vieną triuką – automatinį greitųjų užduočių grupavimą. Daugelis programų leidžia nustatyti užduoties trukmės įvertinimą. Jei nurodote, kad užduotis trunka 2 minutes ar mažiau, sistema gali automatiškai jas grupuoti į atskirą vaizdą. Tai neįtikėtinai patogu!
Dar vienas patarimas: kartais „dviejų minučių” užduotis gali tapti laiko valgytojos, jei jų atsiranda per daug. Todėl aš sau nustatau limitą – ne daugiau kaip penkios tokios užduotys per dieną iš karto. Kitas atidedu rytojui ar vėlesniam laikui. Taip išvengiu situacijos, kai visą dieną darau smulkius darbus ir neturiu laiko svarbiems projektams.
Metodas numeris trys: prioritetų matrica, kuri iš tiesų veikia
Visi žino apie Eisenhowerio matricą – skubios/svarbios užduotys ir visa kita. Bet praktikoje dažnai susiduriame su problema: viskas atrodo svarbu ir skubu! Kaip tada rinktis?
Skaitmeninėje užduočių dėžutėje galite sukurti sudėtingesnę, bet efektyvesnę prioritetų sistemą. Aš naudoju tai, ką vadinu „trijų dimensijų prioritetizavimu”. Kiekvienai užduočiai priskiriu tris parametrus:
Pirmasis – įtaka. Kokią įtaką šios užduoties atlikimas ar neatlikimas turės? Naudoju skalę nuo 1 iki 5. Pavyzdžiui, paruošti prezentaciją svarbiam klientui – 5, sutvarkyti darbalaukį – 2.
Antrasis – skubumas. Ne kada reikia padaryti (tai yra terminas), o kaip greitai situacija pablogės, jei nepadarysiu. Vėl skalė 1-5. Atsakyti į el. laišką, kuriame laukia atsakymo dėl rytojaus susitikimo – 5. Perskaityti įdomų straipsnį apie industrijos tendencijas – 2.
Trečiasis – sudėtingumas. Kiek pastangų ir laiko reikės? 1 – labai paprasta, 5 – labai sudėtinga ir ilga.
Dabar štai kur prasideda magija: daugelis skaitmeninių įrankių leidžia naudoti formules ar automatinį rūšiavimą. Galite sukurti formulę, kuri apskaičiuoja bendrą prioriteto balą. Pavyzdžiui: (Įtaka × 2 + Skubumas × 1.5) ÷ Sudėtingumas. Taip gaunate sąrašą užduočių, surūšiuotų pagal tai, kurios duos didžiausią rezultatą su mažiausiomis pastangomis.
Žinoma, ne visada reikia sekti šį sąrašą aklai. Kartais tiesiog reikia padaryti tą sudėtingą, bet svarbią užduotį. Bet kai jaučiatės priblokšti ir nežinote, nuo ko pradėti – šis metodas tikrai padeda.
Metodas numeris keturi: pasikartojančių užduočių automatizavimas
Vienas didžiausių skaitmeninės užduočių dėžutės privalumų – galimybė automatizuoti pasikartojančias užduotis. Ir čia daugelis žmonių nepanaudoja viso potencialo!
Žinoma, visi nustato pasikartojancias užduotis tipo „kas pirmadienį parašyti savaitės ataskaitą” ar „kas mėnesį patikrinti sąskaitas”. Bet galite eiti daug toliau.
Pavyzdžiui, sukurkite užduočių šablonus sudėtingiems procesams. Tarkime, turite standartinę procedūrą, kaip priimti naują projektą. Vietoj to, kad kiekvieną kartą iš naujo kurtumėte visas užduotis, sukurkite šabloną su visais žingsniais: pradinis susitikimas su klientu, reikalavimų surinkimas, pasiūlymo parengimas, sutarties pasirašymas ir t.t. Kai prasideda naujas projektas, tiesiog nukopijuojate šabloną ir turite visą užduočių sąrašą per kelias sekundes.
Dar vienas puikus triukas – sąlyginės pasikartojančios užduotys. Pavyzdžiui, užduotis „patikrinti projekto eigą” gali pasikartoti ne kas savaitę, o praėjus savaitei nuo paskutinio karto, kai ją padarėte. Skirtumas nedidelis, bet svarbus – jei praleisdote savaitę atostogų, užduotis neprisikraus kaip sniegas.
Taip pat naudokite užduočių priklausomybes. Kai kurios skaitmeninės sistemos leidžia nustatyti, kad viena užduotis atsiranda tik tada, kai užbaigiama kita. Pavyzdžiui, užduotis „išsiųsti galutinę sąskaitą” gali automatiškai atsirasti, kai pažymite kaip atliktą užduotį „gauti kliento patvirtinimą”.
Metodas numeris penktas: savaitinis peržiūros ritualas
Geriausias skaitmeninis įrankis pasaulyje nepadės, jei jo nenaudosite nuosekliai. Ir čia ateina vienas svarbiausių metodų – savaitinė peržiūra. Tai ne tik užduočių tikrinimas, tai tikras ritualas, kuris užtikrina, kad jūsų sistema lieka gyva ir veiksminga.
Aš sau skiriu kiekvieną penktadienį nuo 16 iki 17 valandos. Tai šventa valanda, kurią saugau kaip didžiausią lobį. Štai ką darau per šią valandą:
Pirma, peržiūriu visas užduotis, kurias padariau per savaitę. Tai ne tik pažymėjimas „atlikta” – tai refleksija. Ar užduotis tikrai baigta, ar tik „daugmaž”? Ar reikia kokių nors papildomų veiksmų? Ar iš šios užduoties atsirado naujų?
Antra, peržiūriu visas nebaigtas užduotis. Kodėl jos nebaigtos? Gal jos nebereikalingos ir galiu jas ištrinti? Gal jos per didelės ir reikia suskaidyti į mažesnes? Gal aš jas vis atidedu, nes iš tikrųjų nenoriu jų daryti – tada gal reikia perduoti kam nors kitam arba pripažinti, kad jos nebus padaryta?
Trečia, peržiūriu ateinančią savaitę. Kokios užduotys laukia? Ar turiu pakankamai laiko joms? Ar yra konfliktų? Ar reikia ką nors perkelti ar atšaukti?
Ketvirta, peržiūriu savo ilgalaikius tikslus ir projektus. Ar šią savaitę dariau ką nors, kas priartina prie jų? Jei ne – kodėl? Ar reikia įtraukti konkrečių užduočių kitai savaitei?
Penkta, tvarkau sistemą. Ištrinu nereikalingas kategorijas, pervadinų projektus, atnaujinu šablonus. Sistema turi būti gyva ir prisitaikanti prie jūsų besikeičiančių poreikių.
Po tokios savaitinės peržiūros jaučiuosi neįtikėtinai ramus ir kontroliuojantis situaciją. Žinau, kas laukia, žinau, ką padariau, žinau, kur einu. Tai verta kiekvienos iš tų 60 minučių!
Metodas numeris šeštas: integracijos su kitomis sistemomis
Jūsų skaitmeninė užduočių dėžutė neegzistuoja vakuume. Jūs naudojate el. paštą, kalendorių, projektų valdymo įrankius, komunikacijos platformas. Ir čia slypi didžiulis produktyvumo potencialas – integracijos.
Pradėkite nuo el. pašto. Daugelis užduočių valdymo sistemų leidžia paversti el. laišką užduotimi vienu paspaudimu. Tai neįtikėtinai patogu! Gavote laišką, kuris reikalauja veiksmų? Nepalikit jo „neperskaitytų” aplanke tikintis, kad nepamirštumėt – iš karto paverčiate užduotimi su terminu ir prioritetu.
Dar geriau – kai kurios sistemos gali automatiškai kurti užduotis iš tam tikrų el. laiškų. Pavyzdžiui, jei gaunate laišką su žodžiais „terminas” ar „iki penktadienio”, sistema gali automatiškai sukurti užduotį su atitinkamu terminu. Tai reikalauja šiek tiek pradinės konfigūracijos, bet vėliau sutaupo daug laiko.
Kalendoriaus integracija taip pat kritiškai svarbi. Jūsų užduotys turėtų „matyti” jūsų kalendorių ir atvirkščiai. Kai planuojate dieną, turite matyti ne tik susitikimus, bet ir užduotis, kurias norite padaryti. Aš asmeniškai blokuoju savo kalendoriuje laiko blokus konkrečioms užduotims – pavyzdžiui, „9-11: darbas su X projektu”. Tai padeda užtikrinti, kad tikrai turėsiu laiko svarbioms užduotims, o ne tik susitikimams.
Jei dirbate komandoje, integruokite savo užduočių sistemą su komunikacijos įrankiais kaip Slack ar Microsoft Teams. Galite gauti priminimus apie artėjančius terminus, dalintis užduotimis su kolegomis, net kurti užduotis tiesiog parašydami žinutę.
Ir nepamirškite automatizavimo įrankių kaip Zapier ar Make (buvęs Integromat). Jie leidžia sukurti sudėtingas automatizacijas tarp skirtingų sistemų. Pavyzdžiui: kai Google Drive aplanke atsiranda naujas dokumentas, automatiškai sukuriama užduotis jį peržiūrėti; arba kai Trello kortelė perkeliama į „Baigta” stulpelį, automatiškai pažymima atitinkama užduotis jūsų užduočių valdymo sistemoje.
Metodas numeris septintas: energijos valdymas, ne tik laiko
Paskutinis, bet tikrai ne mažiausiai svarbus metodas – naudokite savo skaitmeninę užduočių dėžutę ne tik laiko, bet ir energijos valdymui. Tai koncepcija, kurią daugelis žmonių praleidžia, bet ji gali radikaliai pakeisti jūsų produktyvumą.
Idėja paprasta: ne visos valandos jūsų dienoje yra vienodos. Yra laikas, kai esate pilni energijos, kūrybiški, susikaupę. Ir yra laikas, kai esate pavargę, išsiblašką, norite tik mechaniškai kažką daryti. Kodėl gi nepasinaudoti šiuo faktu?
Pirma, stebėkite save savaitę ar dvi. Kada jaučiatės labiausiai produktyvūs? Daugeliui žmonių tai būna rytas, bet ne visiems. Kai kurie žmonės „atgyja” po pietų, kiti geriausiai dirba vakare. Nėra teisingo ar klaidingo atsakymo – svarbu suprasti savo ritmą.
Antra, pažymėkite savo užduotis pagal tai, kiek energijos jos reikalauja. Aš naudoju tris kategorijas: „Aukšta energija” (kūrybinis darbas, sudėtingų problemų sprendimas, svarbūs sprendimai), „Vidutinė energija” (rutininiai darbai, susitikimai, komunikacija) ir „Žema energija” (administraciniai darbai, organizavimas, paprastos užduotys).
Trečia, planuokite savo dieną pagal energijos lygius. Savo aukščiausios energijos valandas rezervuokite svarbiausiam ir sudėtingiausiam darbui. Vidutinės energijos laiką – susitikimams ir komunikacijai. Žemos energijos laiką – paprastoms, bet reikalingoms užduotims.
Daugelis skaitmeninių užduočių valdymo sistemų leidžia filtruoti užduotis pagal tokias žymes. Taigi, kai sėdate dirbti 9 valandą ryto ir jaučiatės puikiai, tiesiog filtruojate „Aukšta energija” užduotis ir žinote, ką daryti. O kai po pietų jaučiatės kaip išsipūtęs balionas, filtruojate „Žema energija” užduotis ir vis tiek esate produktyvūs, nors ir kitokiu būdu.
Dar vienas svarbus aspektas – poilsio ir atsigavimo planavimas. Taip, įtraukite į savo užduočių sistemą ir poilsį! Užduotys kaip „15 min pertrauka”, „pasivaikščiojimas”, „meditacija” yra tokios pat svarbios kaip ir darbo užduotys. Jos padeda palaikyti aukštą energijos lygį visą dieną, o ne išsisemti iki pietų.
Kai sistema tampa jūsų antruoju smegenų pusrutuliu
Žinote, kas labiausiai keičia žaidimą, kai pradedame naudoti skaitmeninę užduočių valdymo sistemą? Ne tai, kad galime daugiau nuveikti (nors tai irgi tiesa). Ne tai, kad nieko nebepamiršame (nors ir tai nuostabu). Didžiausias pokytis yra vidinis ramybės jausmas.
Kai viskas, ką reikia padaryti, yra užrašyta vienoje patikimoje sistemoje, jūsų smegenys gali nustoti nuolat kartoti „nepamiršk, nepamiršk, nepamiršk”. Jos gali atsipalaiduoti ir sutelkti dėmesį į tai, ką darote dabar, o ne į tai, ką turėsite daryti vėliau. Tai kaip išvalyti kompiuterio operatyviąją atmintį – viskas pradeda veikti sklandžiau ir greičiau.
Žinoma, pradžioje reikės įdėti pastangų. Pirmą mėnesį gali atrodyti, kad sistemą prižiūrėti užima daugiau laiko nei ji sutaupo. Tai normalu! Mokotės naują įgūdį, ir kaip bet koks įgūdis, jis reikalauja praktikos. Bet jei ištvermingai laikysitės šių septynių metodų, po mėnesio ar dviejų sistema taps jūsų antruoju smegenų pusrutuliu – ji veiks beveik automatiškai.
Svarbiausia – nepersistenkite. Nepradėkite nuo visko iš karto. Pasirinkite vieną ar du metodus, kurie labiausiai rezonuoja su jumis, ir pradėkite nuo jų. Kai jie taps įpročiu, pridėkite dar vieną. Sistema, kuri auga palaipsniui ir organiškai, visada bus geresnė už tobulą, bet sudėtingą sistemą, kurią sukūrėte per savaitgalį ir kuri reikalauja per daug pastangų palaikyti.
Ir atminkite – tikslas nėra turėti tobulą užduočių valdymo sistemą. Tikslas yra gyventi produktyvesnį, ramesnį ir prasmingesnį gyvenimą. Sistema yra tik įrankis. Jei ji jums tarnauja – puiku. Jei ji tampa našta – keiskite ją. Būkite lankstūs, eksperimentuokite, pritaikykite šiuos metodus sau. Galiausiai, geriausia sistema yra ta, kurią naudojate, o ne ta, kuri teoriškai tobuliausia.
Taigi, ar esate pasiruošę susigrąžinti kontrolę virš savo darbo dienos? Ar norite jaustis ramesni, produktyvesni ir labiau kontroliuojantys savo laiką? Tada pradėkite šiandien. Pasirinkite įrankį, sukurkite pirmąsias užduotis, išbandykite bent vieną iš šių metodų. Po mėnesio parašykite man – lažinamės, kad būsite dėkingi sau, kad pradėjote!